Корпоративный портал «585 ЗОЛОТОЙ»

О проекте

«585 ЗОЛОТОЙ» — российская франчайзинговая федеральная розничная ювелирная сеть. Деятельность ювелирной сети «585 ЗОЛОТОЙ» началась в Санкт-Петербурге в 2000 году. На середину 2023 года сеть насчитывает более 1000 розничных магазинов в более чем 400 городах России. Через франчайзи 585 ЗОЛОТОЙ работает в Казахстане и Молдове.

Задача

Решение

• Перенесли процессы службы безопасности в онлайн, обеспечив к ним быстрый доступ в единой системе. 

• Реализовали разделение доступа пользователей в зависимости от их роли на портале: сотрудники магазинов, управляющие, руководство, главные инженеры и т.д.

Автоматизировали отчётность: создание отчётов по запросу, автоматическая их отправка и уведомления по времени и/или при срабатывании определенных условий.

Перенос процессов в онлайн

Журнал учёта позволяет фиксировать посетителей объекта. Сотрудник заполняет форму с указанием данных посетителя, а запись сохраняется. Таким образом можно отследить посещаемость объекта.

Журнал инструктажа персонала

В каждой компании  есть обязательные инструктажи на разнообразные темы. Если сотрудников  много – руководителю бывает сложно отследить, не пропустил ли инструктаж тот или иной сотрудник. 

Решили проблему следующим образом: создали функционал, который позволяет руководителю отслеживать прогресс прохождения инструктажа и время, когда его нужно проводить повторно. А сотрудникам, в свою очередь, видно какие инструктажи пройдены, а какие осталось им пройти. Также разработали систему оповещений о необходимости пройти тот или иной инструктаж.

Журнал передачи ключей

На объекте существует множество различных ключей, чтобы их не потерять сотрудники вели физический журнал передачи ключей. Мы перевели  его в онлайн-формат.

Сейчас сотрудники могут через сайт передавать ключи, отслеживать историю их передачи, а если нужно передать сразу  много  ключей – их   можно собрать в связку (чтобы не передавать  каждый отдельно).

Журнал уборки

В компании нет своих уборщиц и дворников, они используют ежедневный клининг. Чтобы отследить и улучшить качество работы субподрядчика. Управляющий объекта каждый день заполняет информацию о качестве проделанной работы уборщицы/ дворника. Таким образом, у сотрудника есть статистика, которую он может использовать при принятии решении о смене клининговой службы и оплате за ту или иную смену. 

Кадровые процессы

На сегодняшний день успешно автоматизировали следующие процессы:

• заявки на отпуск,

• заявки на отпуск по материнству, 

• заявки на изменение личных данных.

Все изменения сразу же направляются ответственному сотруднику, а их статус отображается в интерфейсе.

Функционал  разрабатывался в рамках модуля, который использует технологии сервис-контейнера для упрощения дальнейшей разработки и расширения поддерживаемого функционала. 

• Стандартные бизнес-процессы Битрикса в работе не использовали.

• Для хранения данных подключили инфоблоки и Highload-блоки.

• Обмен с 1С (получение данных сотрудников и комплектов документов) реализовали с помощью брокера сообщений RabbitMQ. Это позволило быстро и без лишней нагрузки на сервер 1С или портал запрашивать и получать нужные данные.

• В рамках доработки создали формы для заполнения заявок и страницы для просмотра их списка. Также разделили доступы к заявкам в зависимости от роли пользователя на портале и настроили процессы согласования заявок, отправки уведомлений и выгрузки отчётов.
  
  

Заявки на перевод персонала

Ещё одно важное нововведение. Сделали процесс поиска сотрудника на замену с других объектов проще.

Если сотрудник по какой-то причине не может выйти в смену, а заменить его некем, управляющий объектом заполняет заявку. В ней указывают на какой срок и какой специалист нужен, а уведомление об этом придёт всем управляющим других объектов, они могут откликнуться и предложить замену из своих сотрудников. 

После этого задача автоматически отправляется в отдел кадров для оформления необходимых документов. В рамках функционала также происходит кадровый бизнес-процесс перевода сотрудника. 

Подарочные сертификаты

Мы реализовали функционал, с помощью которого сотрудники сами могут генерировать подарочные сертификаты для себя в честь разных событий: 

• день рождения, 

• за  победу в конкурсе,

• за участие в обучении. 

Для получения сертификата сотруднику нужно только заполнить небольшую форму. При генерации сертификата, на нём автоматически проставляются номинал, срок использования и QR-код. 

Как делали:

• Автоматизировали загрузку списка сертификатов из Excel-файла в Highload-блок – как место хранения выбрали его для ускорения работы компонента.

• Далее по запросу пользователя компонент ищет сертификаты, созданные для него, и генерирует печатную форму в виде jpeg-изображения. Для генерации печатной формы использовалась PHP-библиотека GD.

В рамках компонента разделили права доступа в зависимости от роли пользователя на портале. Загружать сертификаты могут только сотрудники определённых подразделений,  а доступ к их получения возможен для всех пользователей портала.

Результат

Благодаря разработанному функционалу существенно увеличилась скорость обработки и согласования кадровых документов, а риск потери какой-либо информации снизился до процента статистической погрешности.