Объединить работу разных отделов компании. Отказаться от устаревших программ, частично интегрированных между собой, и файлов Excel для перехода на единое решение на базе «1С:ERP Управление холдингом».
Перевод текущих учетных систем заказчика на единую конфигурацию учетной системы, а также дальнейшая автоматизация всех основных процессов учета и отчетности в областях бюджетирования, бухгалтерского, налогового учета, казначейства и прочего управленческого учета.
Актуализировали требования к функционалу системы по разным отделам, выявили вопросы для проработки, провели моделирование по работе функционала для точечных отделов, подготовили блок схемы цепочек документов, которые будут реализованы на проекте.
О проекте
Транснефть-Логистика — комплексный оператор логистики, оказывающий полный спектр услуг транспортной и складской логистики для организаций системы «Транснефть»..
Этапы работы
У заказчика появилась потребность в единой информационной системе для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности.
Цели создания Системы:
- обеспечение ведения автоматизированного учета финансово-хозяйственной деятельности заказчика в единой информационной системе,
- повышение качества сопровождения и развития системы,
- систематизация и оптимизация трудозатрат в рамках исполнения бизнес-процессов по ведению учета и планирования.
Получить доступы к серверам и инфраструктуре
Сначала мы получили доступы к закрытому контуру заказчика для подключения к серверу. Далее мы увидели, что текущая база неактуальна и запросили её обновление до актуального релиза. В рамках работы по инфраструктуре подготовили документ с актуальной сетевой схемой, матрицей взаимодействия и перечень программного обеспечения, которые потребуются далее. Данный документ был расширен с учётом новых пожеланий и вводных. Заказчик давал их частями, но мы старались актуализировать и вносить информацию по мере её поступления, и в итоге был подготовлен конечный вариант документа, в котором учли все основные пожелания по настройке сервера.
*визуализация работы системы в виде сетевой схемы.
Проработать документ актуализации ТЗ и ЧТЗ (экспертиза ЧТЗ)
Второе направление – это непосредственно создание самой системы. У нас первоначально уже существовало техническое задание, в рамках которого система должна была внедряться, а так же была серия частных технических заданий для уточнения точечных обменов и блоков системы.
Первой задачей проекта в рамках функционала было провести экспертизу частного технического задания, выявить отклонения и актуализировать его с учётом изменившейся тенденций. Экспертиза проводилась в несколько основных этапов:
- собрали внутренний анализ документов,
- обсудили вопросы по блокам на внутренних встречах с заказчиком,
- получили новые вводные и уточнения от непосредственно сотрудников отделов,
- сформировали протоколы встреч и уточняющие документы в виде экспертизы к частному техническому заданию по каждому отдельному блоку.
*учет специфики в работе блока бюджетирования.
Для упрощения ведения коммуникации строились блок-схемы для отражения основных процессов по точечным блокам. На них цветовой индикацией помечался функционал:
- который уже есть в типовом функционале системы,
- который требует доработки и был учтён в рамках ТЗ,
- который требуется к изменению или адаптации, но он в техническом задании не был отражён.
*блок схемы по работе ответственного хранения.
Также проработали макеты интерфейсов для того, чтобы пользователям было проще представить, как будет реализован тот или иной функционал. Например, для проработки вопроса создания договоров по шаблонам был подготовлен макет рабочего места.
Формируется документ договора и генерируется предварительная форма, где видны основные поля, из которых подтягивается информация для генерации этого шаблона.
*визуализация требований к работе шаблонов договоров в рамках системы.
Ряд блоков и сложных бизнес процессов пришлось предварительно описать в виде последовательности действий, а также подготовить блок-схему взаимодействия с учётом разных систем. Это обусловлено тем, что ряд операций по согласованию, утверждению, наполнению, переводу к действию производился в нескольких отдельных системах. Важно было отразить: какая часть операций идёт на границе одной системы, какая переходит в другую, как происходит изменение, в том числе статусов и обогащение информации.
Этот подход позволял в визуальной форме продемонстрировать логику заказчику и быстрее утвердить сложные моменты в работе. Это позволяло упростить коммуникацию, согласование и утверждение конечной логики.
*блок схема процесса работы с договором с учетом этапов его создания и согласования в разных системах.
Ещё один из примеров проработанных вопросов на этапе проработки ЧТЗ — это значимое согласование документов. Как юридически значимые подписания с внешними клиентами, так и внутренние подписания в системах электронного документооборота, которые позволяли утверждать документы и хранить информацию по подписантам.
*проработка схемы юридически значимого согласования документов.
Рассмотрели сложные вопросы интеграции и взаимодействия с внутренней системой и её варианты, а также взаимодействие с внешней системой. Крайне важно было учесть, что есть система внутреннего и внешних согласований, система ERP, где будут храниться документы, а также система хранения электронных документов, которая в дальнейшем из проекта вышла.
Нужно было создать подход, который позволил бы однозначно идентифицировать и сопоставлять объекты, созданные в каждой из этих систем, чтобы они имели свой уникальный реквизит. Определили создание штрихкодов на уровне каждой системы для всех важных объектов, хранение и сопоставления этих штрих кодов в этих системах.
*учет взаимосвязи между системами подписанных документов и способов их сопоставления.
Проработка технической архитектуры системы и взаимодействия с внешними системами
Помимо внутреннего взаимодействия систем было ещё и внешнее взаимодействие с большим количеством систем:
хранения работы с нормативной информацией,
финансового учёта,
документооборота и согласования как с внешними контрагентами, так и с внутренней командой,
созакупки, в которой ведётся отдельная часть блоков работы ,
бухгалтерского учёта и тд.
Важно было в рамках технического задания проработать интеграцию со всеми данными.
*схема взаимодействия с внешними системами.
Для обмена с этими системами подразумевались разные способы обмена:
Excel,
Шину данных,
XML,
прямой обмен между системами класса 1С.
Под ряд обменов документация существовала частично. Для прочих систем на момент проработки экспертизы документация ещё не готова со стороны этих систем, а реализация задачи была этим данным вопросом. В любом случае мы проработали эти схемы обменов, определили, что важно отправлять и получать из системы.
*визуализация схемы обмена.
Требования к системе: настройки и доработки
- Подготовка функциональных блоков по отделам (уточнения к ЧТЗ).
- Презентация вариантов работы отделов с учетом новых вводных.
- Решение спорных моментов на пересечении ТЗ, текущих требований, мнений разных отделов.
*алгоритм сбора ФТ в рамках этапа экспертизы ТЗ.
