О проекте

Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС) — один из государственных внебюджетных фондов, созданный для финансирования медицинского обслуживания граждан России.

Проектирование

Для правильного выполнения задачи и автоматизации любых операций самым главным предварительным шагом является проектирование, а непосредственно важной частью проектирования — анализ бизнес процессов компании. Поэтому на этапе проектирования и до момента начала разработки технической схемы и способов реализации были проработаны бизнес процессы автоматизируемых операций:

• процессы согласования документов, 

• процессы сдачи отчётности, 

• процессы утверждения документов,

• процессы выделения денежных средств сотрудникам,

• процессы приёма информации по факту их трат.

Узнав всю эту необходимую информацию, мы смогли:

• правильно спроектировать вариант решения, 

• подготовить модель в виде схем, 

• презентовать её лицам, принимающим решения, 

• получить обратную связь и подготовить оптимальный вариант до начала процесса внедрения.

Также учли специфические пожелания и под них был сформирован список доработок: процесс автоматизации формирования списка ответственных лиц, процесс создания и автоматизация печати этикеток на конверты, процесс правильного хранения информации по отчётным данным и фотографиям, в том числе с учётом хранения персональных данных, согласно требованиям законодательства.

Разработка Технического задания

На этапе разработки частного технического задания было очень важно учесть требования, заложенные в техническом задании, текущие актуальные требования команды ФОМС и возможности системы, в рамках которой данный функционал был реализован.

*пример ТЗ.

Механизм и функционал, добавленный в блоке внутреннего документооборота, сильно упрощает работу компании и автоматизирует рутинные операции по заполнению цепочек согласования.

Также система настроена и доработана гибко. Она учитывает, что есть разные подходы, разные этапы и разные типы документов. И для каждого из них есть своя специфика сбора цепочки согласования. Например, процесс согласования заявки на расходование денежных средств имеет 1 цепочку и 1 последовательность, а согласование итогового отчёта подотчётного лица уже имеет другую цепочку согласования, но также собирается по ранее введённым данным.

Согласование расходной части авансового отчета 

Отчётные документы пользователь создает в электронном виде по разработанным и утвержденным шаблонам. В действии по добавлению пользователь может создать одновременно сразу несколько документов. После создания документов инициатору остается только дозаполнить их своими данными и подписать.

Расходные, посадочные и сопроводительные документы пользователь сканирует и вносит в систему, группируя по пакетам по шаблону. В дальнейшем пакеты в системе соответствуют конвертам, в которых происходит передача оригиналов документов.

*пример заполнения отчёта.

Печать конверта

В ФОМС используется понятие конвертов, в которые сотрудник складывает необходимые документы и маркирует. Для решения этой задачи в системе разработали:

• справочник конвертов,

• механизм автоматической генерации, 

• возможность группировать документы в конверты и автоматически создавать новые конверты уже с заполненными полями и генерировать форму, которую можно будет распечатать.

Таким образом, с учётом наших доработок система позволила собирать подготовленные документы в несколько пакетов и передавать эту информацию в отдел бухгалтерии в запечатанном виде, а всю остальную работу выполнять полностью в электронном виде.

*процесс создания конверта.

Согласование авансового отчета руководством

Для обеспечения юридической значимости согласованного авансового отчета модуль согласования должен иметь возможность сбора неквалифицированных электронных подписей.

Для руководителей высшего звена должно быть доступно массовое подписание авансовых отчетов. С заданной периодичностью система формирует уведомления руководителям, у которых есть авансовые отчеты на подписании. Из вложения руководитель должен иметь возможность открыть окно подписания.

Для группового подписания руководитель выделяет согласованные авансовые отчеты и нажимает кнопку «Подписать». При наличии ошибок в отчете руководитель указывает замечания, после этого инициатору придёт задание на доработку.

Для принятия решения руководитель может посмотреть все документы, которые приложены к авансовому отчету. Для удобства на ленту сообщений необходимо вынести кнопки быстрого открытия перечня документов, приложенных к авансовому отчету.

*скриншот заполнения маршрута подписания.

Требования к разработке документа «Акт сверки с МО» 

В систему было заложено, что она может собирать информацию в акте сверки в разрезе месяцев и кварталов. Причём по месяцам анализ происходит в рамках месяца от начала до его конца и учитывает предыдущие месяцы, отсчитывая прошлый. При работе по схеме в разрезе кварталов система учитывает не в разрезе чисто квартала, а накопительный итог. То есть за один квартал информация ставится с начала года до конца первого квартала. Когда формируете отчёт за 2 квартал, система формирует информацию с начала года до конца 2 квартала, то есть здесь работает гибридная модель с учётом требований ФОМС.

При разработке документа учитывалось, что пользователю важно быстро иметь возможность проверить полученную информацию и актуализировать её в случае, если он с ней не согласен.

*скриншот акта сверки.

Загрузка платежных бухгалтерских документов

После проверки полученных оригиналов расходных документов бухгалтер по авансовым отчетам из карточки задания открывает временную форму авансового отчета в Подсистеме ведения бухгалтерского учета и автоматически заполняет ее данными авансовых расходов из подсистемы учета авансовых отчетов.

*скриншот загрузки поступлений.

Требования интеграции 1С с ГИС ГМП

Для упрощения процесса сопоставления данных была проработана логика автоматизации данной операции. Учтены специфические особенности:

• сколько может быть платежей по квитанции, 
• могут ли быть платежи сразу по нескольким квитанциям, 
• могут ли потом делиться квитанции.

Понимая всю специфику работы ФОМС и её контрагентов на текущий момент мы подобрали и спроектировали решение, которое позволило максимально в 99% случаев отработать процесс сопоставления платежей. Бухгалтеру уже не требуется выполнять это вручную. Далее остаётся только проконтролировать и выявить, что не оплачено, и проконтролировать в этом вопросе контрагента.

*скриншот раздела “Квитанции”.

Обучение

Для обучения сотрудников был заведен отдельный плейлист с доступом только для сотрудников ФОМС: 

• по каждой выполненной доработке снимался обучающий ролик, в котором аналитик пошагово показывал, как работает доработка в системе на конкретных примерах,

• эти ролики отправляли сотрудникам, 

• если появлялись вопросы, то организовывали совместные звонки для прохождения совместного тестирования разработок,

• после того, как обучение ключевых пользователей закончилось, проводилось очное обучение для всех сотрудников ФОМС.

Тестирование клиента

Была проведена опытная эксплуатация, в процессе которой сотрудники ФОМС, назначенные ответственными за проверку разработок, тестировали работу программы в своем отделе.

Если возникали какие-то сложности или предложения по улучшению, то это фиксировалось в отдельную таблицу, исходя из которой Архитектор проекта разбирал их. Если это были незначительные корректировки, то изменения в доработку вносились в течение двух недель.

Совместно с работой заказчика мы смогли прийти к идеальному решению для работы в системе.

Дальнейшие работы

По итогам работы был составлен план развития системы, согласованный с главным бухгалтером ФОМС.

Выделены 4 основные инициативы:

1.Согласование и отправка "Акта совместной сверки расчетов по договору на оказание и оплату медицинской помощи в рамках базовой программы обязательного медицинского страхования".

Почему необходимо:

• Акт сверки должен не просто автоматически формироваться, но и проходить процедуру контроля и подписания перед отправкой контрагенту,

• Акт сверки должен подписываться юридически значимой ЭЦП в электронном виде, без необходимости его печати.

2. Автоматизация инвентаризации с использованием Терминалов сбора данных.

Почему необходимо:

• Текущий механизм работает нестабильно с большим количеством багов,

• Сейчас подключен конкретный терминал, который невозможно поменять; подключить другой или расширить их количество.

3. Автоматизация формирования 5-го раздела бюджета.

Почему необходимо:

• Остался только один блок учета, который автоматизирован в 1С, это –  5-й раздел баланса,

• Есть финуправление, они делают — проводки в Эл. бюджете. Для них необходимо подготавливать информацию из 1С.

4. Автоматизация взаимодействия с УСОИ-М.

Почему необходимо:

• Текущая интеграция с УСОИ-М обеспечивает только одностороннюю интеграцию и по неполному перечню документов.

Результат

Теперь все первичные документы, которые должны оформлять и подписывать сотрудники из бухгалтерии в центральном аппарате ФОМС, делаются не в бумажном виде, а в электронном.

Измененный порядок действий при оформлении документов в электронном виде: 

• вносится документ в систему,

• обогащается данными,

• согласуется линейными руководителями,

• согласуется высшим руководством,

• подписываются усиленными квалифицированными подписями (УК).

В чем заключается преимущество: 

• ускорение всего процесса документооборота.

До автоматизации:

Для подачи заявки на отпуск, командировку и др. нужно было сделать:

• бумажное заявление,

• проходить по всем вышестоящим руководителям для подписания данного документа,

• отдать на проверку бухгалтеру (если вносятся правки бухгалтером, то процесс повторяется),

• положить в папку для подписания курирующему председателю

• только после этого документ считался “готовым”.

После автоматизации: 

Данный процесс занимает в 3 раза меньше времени, в этом его главный плюс.

Исходя из приказа МинФина, для медицинских учреждений федерального значения существует особый документооборот, по которому ведется взаиморасчет. Автоматическое формирование акта сверки по приказу МинФин.

2. Автоматическое формирование акта сверки по приказу МинФин.  

До автоматизации:

Акт-сверки собирался каждый месяц вручную по 400 компаниям (до 1800 актов). Само формирование акта-сверки для всех контрагентов занимало продолжительное количество времени и проходило в ручном режиме в Excel, поэтому в бухгалтерии приходилось выделять несколько своих сотрудников на полный рабочий день, чтобы они могли заниматься данным процессом оформления документов

После автоматизации:

• после автоматизации данного процесса стало возможным получать все данные для формирования акта-сверки непосредственно из самой программы,

• процесс формирования и расчета данных стал запускаться автоматически по всем 400 организациям,

• участие бухгалтера требуется только для утверждения и отправки данных, или в случае каких-либо расхождений.

3. Создание документов “Счет ОМС” и “Контроль ОМС”

До автоматизации:

Не было ряда критичных полей в системе по фактическим платежам и заключениям, необходимым для создания акта и автоматизации создания акта совместной сверки. Вся информация вносилась в систему по счетам и заключениям вручную. 

После автоматизации:

1. В системе появились все необходимые разрезы и поля для автоматического создания акта совместной сверки, по данным счета ОМС и контроля ОМС. 

2. В системе появился механизм, который автоматизировал процесс загрузки данных по счетам ОМС и контролям ОМС из подготовленных данных в систему 1С бухгалтеру. Остаётся только проверить качество разобранной информации и в случае выявления отклонений дополнить. Загрузка происходит массовая и создаётся сразу массовые счета на оплату ОМС и контроля ОМС. Также автоматизированный механизм позволяет загрузить разного рода данные по текущим счетам сальдо и информацию по авансовым счетам.