Автоматизировать работу отдела кадров и службы безопасности.
Внедрили Битрикс24 и обеспечили перенос большинства процессов из офлайна в онлайн, избавив сотрудников от рутинных операций с бумагами.
Перенесли процессы службы безопасности и отдела кадров в онлайн, благодаря чему сэкономили время сотрудникам.
О проекте
Заказчик — российская франчайзинговая федеральная розничная ювелирная сеть. Деятельность ювелирной сети началась в Санкт-Петербурге в 2000 году. На середину 2023 года сеть насчитывает более 1000 розничных магазинов в более чем 400 городах России. Через франчайзи компания работает в Казахстане и Молдове.
Задача
У отдела кадров и службы безопасности было множество процессов оффлайн, наша цель перенести их в онлайн режим. Таким образом сэкономив время отделам и сотрудникам.
Решение
Перенесли процессы службы безопасности в онлайн, обеспечив к ним быстрый доступ в единой системе.
Реализовали разделение доступа пользователей в зависимости от их роли на портале: сотрудники магазинов, управляющие, руководство, главные инженеры и т.д.
Автоматизировали отчётность: создание отчётов по запросу, автоматическая их отправка и уведомления по времени и/или при срабатывании определенных условий.
Перенос процессов в онлайн
Журнал учёта позволяет фиксировать посетителей объекта. Сотрудник заполняет форму с указанием данных посетителя, а запись сохраняется. Таким образом можно отследить посещаемость объекта.
*раздел «Журнал учёта посетителей».
Журнал инструктажа персонала
В каждой компании есть обязательные инструктажи на разнообразные темы. Если сотрудников много – руководителю бывает сложно отследить, не пропустил ли инструктаж тот или иной сотрудник.
*добавили возможность отслеживать пройденные инструктажи.
Решили проблему следующим образом: создали функционал, который позволяет руководителю отслеживать прогресс прохождения инструктажа и время, когда его нужно проводить повторно. А сотрудникам, в свою очередь, видно какие инструктажи пройдены, а какие осталось им пройти. Также разработали систему оповещений о необходимости пройти тот или иной инструктаж.
*список пройденных инструктажей.
Журнал передачи ключей
На объекте существует множество различных ключей, чтобы их не потерять сотрудники вели физический журнал передачи ключей. Мы перевели его в онлайн-формат.
*подробная информация в Реестре ключей».
Сейчас сотрудники могут через сайт передавать ключи, отслеживать историю их передачи, а если нужно передать сразу много ключей – их можно собрать в связку (чтобы не передавать каждый отдельно).
Журнал уборки
В компании нет своих уборщиц и дворников, они используют ежедневный клининг. Чтобы отследить и улучшить качество работы субподрядчика, управляющий объекта каждый день заполняет информацию о качестве проделанной работы уборщицы/ дворника. Таким образом, у сотрудника есть статистика, которую он может использовать при принятии решении о смене клининговой службы и оплате за ту или иную смену.
*информация о качестве работы субподрядчика.
Кадровые процессы
От клиента поступил запрос также автоматизировать и перевести работу отдела кадров в онлайн. Мы настроили бизнес-процессы, что позволило выполнять полный цикл подачи заявки на сайте: от согласования до обработки отделом кадров.
На сегодняшний день успешно автоматизировали следующие процессы:
заявки на отпуск,
заявки на отпуск по материнству,
заявки на изменение личных данных.
Все изменения сразу же направляются ответственному сотруднику, а их статус отображается в интерфейсе.
*информация об отпусках сотрудников.
Функционал разрабатывался в рамках модуля, который использует технологии сервис-контейнера для упрощения дальнейшей разработки и расширения поддерживаемого функционала.
Стандартные бизнес-процессы Битрикса в работе не использовали.
Для хранения данных подключили инфоблоки и Highload-блоки.
Обмен с 1С (получение данных сотрудников и комплектов документов) реализовали с помощью брокера сообщений RabbitMQ. Это позволило быстро и без лишней нагрузки на сервер 1С или портал запрашивать и получать нужные данные.
В рамках доработки создали формы для заполнения заявок и страницы для просмотра их списка. Также разделили доступы к заявкам в зависимости от роли пользователя на портале и настроили процессы согласования заявок, отправки уведомлений и выгрузки отчётов.
Заявки на перевод персонала
Ещё одно важное нововведение. Сделали процесс поиска сотрудника на замену с других объектов проще.
Если сотрудник по какой-то причине не может выйти в смену, а заменить его некем, управляющий объектом заполняет заявку. В ней указывают на какой срок и какой специалист нужен, а уведомление об этом придёт всем управляющим других объектов, они могут откликнуться и предложить замену из своих сотрудников.
*поле заявки на перевод сотрудников.
После этого задача автоматически отправляется в отдел кадров для оформления необходимых документов. В рамках функционала также происходит кадровый бизнес-процесс перевода сотрудника.
Подарочные сертификаты
Мы реализовали функционал, с помощью которого сотрудники сами могут генерировать подарочные сертификаты для себя в честь разных событий:
день рождения,
за победу в конкурсе,
за участие в обучении.
Для получения сертификата сотруднику нужно только заполнить небольшую форму. При генерации сертификата, на нём автоматически проставляются номинал, срок использования и QR-код.
*пример подарочных сертификатов.
Как делали:
Автоматизировали загрузку списка сертификатов из Excel-файла в Highload-блок – как место хранения выбрали его для ускорения работы компонента.
Далее по запросу пользователя компонент ищет сертификаты, созданные для него, и генерирует печатную форму в виде jpeg-изображения. Для генерации печатной формы использовалась PHP-библиотека GD.
В рамках компонента разделили права доступа в зависимости от роли пользователя на портале. Загружать сертификаты могут только сотрудники определённых подразделений, а доступ к их получения возможен для всех пользователей портала.
Результат
Благодаря разработанному функционалу существенно увеличилась скорость обработки и согласования кадровых документов, а риск потери какой-либо информации снизился до процента статистической погрешности.
